टिप्पणी लेखन

 

        व्यवस्थापन कौशल्य समजून घेण्यासाठी आपल्याला सर्वप्रथम आपण ज्या कार्यालयात कार्यरत आहोत त्या कार्यालयाची संपूर्ण माहिती असायला हवी.  विशेषतः कार्यालयात प्रत्येक विभागात कोणते काम चालते, त्या विभागाची व्याप्ती, मर्यादा, निर्णयक्षमता… याचा अभ्यास करावा लागतो. कार्यालयीन व्यवस्थापक कौशल्य असलेला लिपिक हा सर्व विभागाविषयी जाणकार असतो. अशाच कर्मचाऱ्यांना कार्यालयात महत्त्वाचे पद प्राप्त होते. विशेषतः त्याला कार्यालयीन कामकाजातील निर्णय निश्चित करणारे पद प्राप्त होते. 

        टिप्पणी लिहिणारा कार्यालयातील कर्मचारी हा कामकाजातील महत्त्वाचा दुवा असतो. कोणत्याही कार्यालयात येणाऱ्या विविध विषयाच्या फाईल्स आणि त्या फाइल्समध्ये असलेल्या प्रकरणांचा अभ्यास करून त्यावर घेतला जाणारा निर्णय, या संदर्भात कार्यालयाच्या प्रमुखाला मार्गदर्शन करणारा जो मुख्य लिपिक असतो, तो प्रत्येक फाईलचे अवलोकन करून त्यावर निर्णायक टिप्पणी लिहीत असतो.  आपल्या आस्थापनामध्ये असलेली फाईल पुढे कुठे जाणार आहे याची त्याला जाणीव असते आणि आपल्या आस्थापनाच्या निर्णयक्षमतेची मर्यादासुद्धा तो जाणून असतो. फाईलबद्दल नेमका कोणता निर्णय घ्यायला हवा याची सूचना तो वरिष्ठांना करतो. ती करीत असताना त्याला फाईलमध्ये नेमकी कोणती कागदपत्र आहे आणि कोणती कागदपत्र नाहीत याची नोंद करावी लागते. त्याचबरोबर त्याला फाईलमध्ये अपेक्षित असलेली कागदपत्रेसुद्धा माहीत असावी लागतात.

        टिप्पणी लेखकाने दिलेला निर्णय हा विशेषतः प्रस्ताव स्वीकारणे, नाकारणे, कागदपत्रांची पूर्तता अपेक्षित असणे, निर्णय राखून ठेवणे, सकारात्मक निर्णय देणे किंवा नकारात्मक निर्णय देणे किंवा पुनर्निर्णयासाठी फाईल परत पाठव… अशा सूचना टिप्पणी लेखक देत असतो

        टिप्पणी लेखनिकाला कार्यालयातील कक्षेचा जसा अभ्यास अपेक्षित असतो तसेच सर्व प्रकारच्या नियम, अटी यांचा अभ्यासही असावा लागतो. आपल्या कार्यासनासंदर्भात असलेल्या इतर कार्यासनाच्या कक्षेचाही अभ्यास करावा लागतो. एखादे प्रकरण जेव्हा फाईलच्या स्वरूपात त्याच्यासमोर येते तेव्हा अशा प्रकारची किती प्रकरणे प्रलंबित आहेत किंवा अशा प्रकारच्या पूर्वी आलेल्या प्रकरणांचा कोणता निर्णय घेण्यात आला होता, याची पूर्वपिठिका त्याला माहीत असावी लागते.

        फाईलमध्ये आलेले कागद हे खरे आहेत की खोटे याची सत्यता तपासण्याचे कौशल्य त्याच्यापाशी असावे लागते. वरिष्ठांना जेव्हा तो सूचना करतो, तेव्हा एका परिच्छेदात एकच मुद्दा अपेक्षित असतो, त्याचप्रकारे फाईलमध्ये असलेल्या गोपनीय अंकांचे तसेच आर्थिक संख्येचे गांभीर्य लक्षात घेऊन त्यांनी त्याचा उल्लेख टिप्पणीमध्ये करणे टाळावे लागते.

परीक्षेतील प्रश्नाचे स्वरूप 

श्री विजय शर्मा एका रुग्णालयात सफाई कर्मचारी असून त्यांना कामावर हजर असताना छोटासा अपघात झाला. त्यांना रुग्णालयाने प्रथमोपचार केले आणि विश्रांतीसाठी घरी पाठवले.  ते ज्या कंत्रातदारकडून करार तत्वावर काम करीत होते त्यांनी त्याला धमकावून कामावरून काढून टाकले आहे.  त्यांना नुकसान भरपाईसुद्धा दिलेली नाही.  या संदर्भात श्री विजय शर्मा यांनी पोलीस तक्रार केली होती.  रुग्णालय व्यवस्थापनास तक्रार केली होती.  त्यांनी असंघटित कामगार संघटणेकडे अर्ज सादर केलेला असून त्याच्या साठी कायदेशीर कामकाज सुरू करावे की करू नये या बाबत वारिष्टाना सूचना करणारी टिप्पणी मुख्य लिपिक या भूमिकेतून लिहा.   

उत्तरचे स्वरूप 

क्र १ कामगार संघटना 

दिनांक    /    /   

सादर 

१ श्री विजय शर्मा यांनी कामगार संघटनेला सादर केलेल्या पत्राचे अवलोकन करावे. 

२ श्री शर्मा यांना अपघात झाला होता, त्यांना रुग्णालयात उपचार दिले होते त्याचे 

कागदपत्र फाइलमध्ये आहेत. 

३ श्री शर्मा यांची अपघात झाला तेव्हाची रुग्णालयातील हजेरी दाखवणारे मस्टरची

झेरॉक्स प्रत फाइल मध्ये आहे. 

४ कंत्रातदारशी केलेल्या कराराची प्रत जोडलेली आहे. 

५ पोलीस तक्रार (एन सी ) प्रत जोडलेली आहे. 

६ रुग्णालयात दाखल केलेल्या तक्रारीची प्रत जोडलेली आहे. 

श्री शर्मा यांच्या अर्जाचा सकारात्मक विचार करण्यात यावा. 

लिपिक 

नाव  —----------------

दिनांक     /     /   

खातेप्रमुख 

प्रा डॉ. आदित्य अंकुश संतोषी देसाई 

दिनांक ४ एप्रिल २०२५ 

चैत्र शु ७ शके १९४७  

एकवीरादेवी पालखी सोहळा - कार्ला