प्रशासनात पत्र व्यवहाराला फार महत्वाचे स्थान असते. सर्व प्रकारचा व्यवहार हा कागदपत्रांच्या माध्यमात सुरू असतो. सध्या इमेल आणि सोशल मीडियाचा वापर संपर्क प्रभावी करण्याकरिता करत असले तरी, महत्वाच्या व्यवहाराला कागदावर प्रमाण ठरवले जाते. आज जग पेपरलेस होण्याची गरज आहे. कागदाचा वापर कमीत कमी करणे ही निसर्ग जतन करण्यासाठी आवश्यक बाब आहे. असे असले तरी महत्वाचे दस्त कागदावर नमूद केले जातात. महत्वाचे इमेलचे प्रिंट काढून फाइलमध्ये दस्त म्हणून सांभाळून ठेवण्याकडे सर्वाचा कल असतो.
प्रशासनीक प्रत्र व्यवहार हा कार्यालयातील लिपिकासाठी नेहमीचा व्यवहार असतो. कार्यालयात आलेल्या पत्रांना उत्तर देणे. कार्यालयाकडून विविध आस्थपनांना पत्रव्यवहार करणे. हे नेहमीचे काम असते. स्वाभाविकपणे पत्रव्यवहार हा आस्थापनाच्या लेटरहेडवर नमुद करणे आवश्यक असते. तसेच या पत्रावर जावक क्रमांक आणि दिनांक आवश्यक असते. पत्र व्यवहार कोणाला करायचा आहे त्या व्यक्तीचे नाव, हुददा, पत्ता, संपर्क क्रमांक यात नमुद करावा लागतो. पत्रव्यवहाराचा विषय आणि संदर्भ ठळक अक्षरात लिहिल्यामुळे किंवा अधोरेखित केल्यामुळे पत्राचे वाचन करणाऱ्यास ते अधिक सोयीचे जाते.
पत्राचा मसूदा नेमका आणि थोडक्यात लिहावा लागतो. पत्र कोणाकोणाला पाठवायचे आहे ते प्रत रवाना या शीर्षकाखाली येते, तसेच पत्रासोबत जोडलेली कागदपत्रे सहपत्रात नमुद केलेली असतात. काही महत्वाची नोद असेल तर तळटिप लिहिण्याचा प्रघात आहे.
प्रश्नाचे स्वरूप
गृह संकुलातील सफाईचे काम करण्यासंदर्भात संबंधित निविदा काढण्यात आलेल्या होत्या, ज्या कंत्राटदारांनी निविदा सादर केल्या त्या कंत्राटदारांना निविदा खुली करणे आणि त्यासंबंधी निर्णय घेणे या कामकाजाची दिनांक, वेळ आणि स्थळ याची माहिती देणारे पत्र तयार करा
उत्तरचे स्वरूप
जावक क्रमांक जावक दिनांक
प्रति
अ.ब. क. को प्रा लि
पत्ता ----------------
-----------------------
संपर्क क्रमांक
विषय - निविदा खुल्या करण्याची दिनांक घोषित करण्याबाबत
संदर्भ - आपला निविदा अर्ज - दिनांक / /
महोदय,
आम्ही या पत्राद्वारे आपणास असे सूचित करीत आहोत की, रविवार, दिनांक / / रोजी सकाळी १०.०० वाजता, संस्थेच्या कार्यालयात आम्ही निविदा खुली करीत आहोत. तरी उपरोक्त स्थळी वेळेआधी आपण उपस्थित राहावे. आपण अनुपस्थित राहिल्यास आपल्या निविदेचे वाचन करण्यात येणार नाही, याची नोंद घ्यावी.
कळावे, धन्यवाद.
कामकाजचे स्वरूप
सकाळी १०.०० वा. उपस्थिती ( चहा पाणी )
सकाळी १०.३०० वा. सभेला सुरुवात
सकाळी १०.३० वा. निविदा खुली करणे
सकाळी ११.०० वा. निविदा वाचन
दुपारी १२.०० वा. निविदेवर चर्चा
दुपारी १.०० वा. समारोप
स्वाक्षरी
कोषाध्यक्ष / सचिव / अध्यक्ष
प्रत रवाना
१ धर्मादाय आयुक्त, ठाणे
प्रा डॉ. आदित्य अंकुश संतोषी देसाई
दिनांक ५ एप्रिल २०२५
चैत्र शु ८ शके १९४७
दुर्गाष्टमी
No comments:
Post a Comment