कार्यालयीन कामकाजामध्ये निरनिराळ्या सभा आयोजित करण्यात येतात. काही सभा या अनौपचारिक असतात तर काही सभा या औपचारिक असतात. अनौपचारिक असलेल्या सभा काही कामानिमित्त घेतल्या जातात, परंतु औपचारिक सभेला विशिष्ट उद्दिष्ट असते. काही महत्त्वाच्या कामानिमित्त घेतलेल्या या सभांची नोंद करून ठेवणे गरजेचे असते. या सभेमध्ये काही निर्णय घेण्यात येतात, त्यावर चर्चा केली जाते, चर्चेची विस्तृत नोंद ठेवणे भविष्यासाठी आवश्यक असते. त्यामुळे अशा प्रकारच्या निर्णय, ठराव किंवा चर्चा करणाऱ्या सभेची नोंद करून घेण्याची विशिष्ट पद्धत तयार करण्यात आलेली आहे. या पद्धतीला इतिवृत्त असे म्हणतात.
सभा संपल्यानंतर कार्यालयीन कारकून इतिवृत्ताचे लेखन करतो आणि ते इतिवृत्त योग्य की अयोग्य हे तपासण्यासाठी सर्वांसमक्ष ठेवले जाते. आवश्यक ते बदल करून ते इतिवृत्त नोंदवाईत हस्ताक्षरात लिहिले जाते. ही नोंदवही कार्यालयाचा महत्त्वाचा दस्तऐवज असतो. त्यामुळे या दस्तऐवजाला गोपनीय दर्जा प्राप्त होतो. स्वाभाविकच इतिवृत्त लिहिणे किंवा इतिवृत्त लिहिण्याचे कौशल्य असणे हे कार्यालयीन कर्मचाऱ्यांचे महत्त्वाचे कौशल्य आहे.
जेव्हा इतिवृत्त परिपूर्ण माहितीचा साठा अपेक्षित करीत असते. तेव्हा त्या इतिवृत्तास अहवालात्मक इतिवृत्त असे म्हणतात. परंतु ठराव, सुचक, अनुमोदक अशा नेमक्या आणि कमी शब्दात जेव्हा इतिवृत्त लिहिले जाते तेव्हा त्याला वृत्तात्मक इतिवृत्त असे म्हणतात.
इतिवृत्त लिहिणाऱ्या कार्यालयीन कर्मचाऱ्याला इतिवृत्त लिहिण्यापूर्वी सभेची नोटीस समजून घ्यावी लागते, कारण या नोटीसमध्येच आस्थापनाचे नाव, सभेची दिनांक, स्थळ, वेळ तसेच सभेमध्ये मांडण्यात येणारे ठराव, महत्त्वाच्या अधिकाऱ्यांची नावे आणि पदे ही सर्व माहिती मिळत असते.
नमूना इतिवृत्त
परीक्षेमधील प्रश्नाचे स्वरूप-
सोसायटीच्या आवारामध्ये लहान मुलासाठी असलेल्या बगीचाचे सुशोभीकरण करण्याबाबत घेण्यात आलेल्या सभेचे इतिवृत्त तयार करा
उत्तरचे स्वरूप
अ ब क सोसायटीच्या पदाधिकाऱ्यांची विशेष सभा गुरुवार दिनांक / / रोजी सोसायटीच्या कार्यालयात सायंकाळी ठीक ६.०० वाजता आयोजित करण्यात आलेली होती
अध्यक्षांच्या परवानगीने सभेला सायंकाळी ठीक ६.३० वाजता सुरुवात करण्यात आली
सभेसमोर असलेल्या ठरावावर चर्चा करण्यात आली.
१. विषय - लहान मुलांसाठी असलेल्या बगीचाचे सुशोभीकरण करण्याबाबत
ठराव -
सांस्कृतिक विभागाच्या माध्यमातून जमा झालेल्या रकमेतून लहान मुलांच्या साठी असलेल्या बगीचे सुशोभीकरण करण्यात यावे.
सूचक श्री….
अनुमोदक श्री …….
ठराव -
सुशोभीकरण करण्यासाठी निविदा मागवण्यात याव्यात त्यासाठी वृत्तपत्रात जाहिरात द्यावी तसेच सोसायटीच्या व्हाट्सअप ग्रुप वर निविदा संदर्भात संदेश पारित करावा
सूचक श्री….
प्रा डॉ. आदित्य अंकुश संतोषी देसाई
दिनांक ३ एप्रिल २०२५
चैत्र शु ६ शके १९४७
छत्रपती शिवाजी महाराज पुण्यतिथी
(तारखेप्रमाणे )
No comments:
Post a Comment