प्रशासनिक पत्र

 

        प्रशासनात पत्र व्यवहाराला फार महत्वाचे स्थान असते.  सर्व प्रकारचा व्यवहार हा कागदपत्रांच्या माध्यमात सुरू असतो.  सध्या इमेल आणि सोशल मीडियाचा वापर संपर्क प्रभावी करण्याकरिता करत असले तरी, महत्वाच्या व्यवहाराला कागदावर प्रमाण ठरवले जाते.  आज जग पेपरलेस होण्याची गरज आहे.  कागदाचा वापर कमीत कमी करणे ही निसर्ग जतन करण्यासाठी आवश्यक बाब आहे.  असे असले तरी महत्वाचे दस्त कागदावर नमूद केले जातात.  महत्वाचे इमेलचे प्रिंट काढून फाइलमध्ये दस्त म्हणून सांभाळून ठेवण्याकडे सर्वाचा कल असतो.

        प्रशासनीक प्रत्र व्यवहार हा कार्यालयातील लिपिकासाठी नेहमीचा व्यवहार असतो.  कार्यालयात आलेल्या पत्रांना उत्तर देणे. कार्यालयाकडून विविध आस्थपनांना पत्रव्यवहार करणे.  हे नेहमीचे काम असते.  स्वाभाविकपणे पत्रव्यवहार हा आस्थापनाच्या लेटरहेडवर नमुद करणे आवश्यक असते.  तसेच या पत्रावर जावक क्रमांक आणि दिनांक आवश्यक असते.  पत्र व्यवहार कोणाला करायचा आहे त्या व्यक्तीचे नाव, हुददा, पत्ता, संपर्क क्रमांक यात नमुद करावा लागतो.  पत्रव्यवहाराचा विषय आणि संदर्भ ठळक अक्षरात लिहिल्यामुळे किंवा अधोरेखित केल्यामुळे पत्राचे वाचन करणाऱ्यास ते अधिक सोयीचे जाते.

        पत्राचा मसूदा नेमका आणि थोडक्यात लिहावा लागतो.  पत्र कोणाकोणाला पाठवायचे आहे ते प्रत रवाना या शीर्षकाखाली येते, तसेच पत्रासोबत जोडलेली कागदपत्रे सहपत्रात नमुद केलेली असतात.  काही महत्वाची नोद असेल तर तळटिप लिहिण्याचा प्रघात आहे. 

प्रश्नाचे स्वरूप

गृह संकुलातील सफाईचे काम करण्यासंदर्भात संबंधित निविदा काढण्यात आलेल्या होत्या, ज्या कंत्राटदारांनी निविदा सादर केल्या त्या कंत्राटदारांना निविदा खुली करणे आणि त्यासंबंधी निर्णय घेणे या कामकाजाची दिनांक, वेळ आणि स्थळ याची माहिती देणारे पत्र तयार करा

उत्तरचे स्वरूप

लेटर हेड

जावक क्रमांक                                                                   जावक दिनांक

प्रति 

अ.ब. क. को प्रा लि

पत्ता ----------------

----------------------- 

संपर्क क्रमांक

                विषय - निविदा खुल्या करण्याची दिनांक घोषित करण्याबाबत

                संदर्भ - आपला निविदा अर्ज - दिनांक / /

महोदय, 

        आम्ही या पत्राद्वारे आपणास असे सूचित करीत आहोत की, रविवार, दिनांक / / रोजी सकाळी १०.०० वाजता, संस्थेच्या कार्यालयात आम्ही निविदा खुली करीत आहोत. तरी उपरोक्त स्थळी वेळेआधी आपण उपस्थित राहावे. आपण अनुपस्थित राहिल्यास आपल्या निविदेचे वाचन करण्यात येणार नाही, याची नोंद घ्यावी.

           कळावे, धन्यवाद.

                            कामकाजचे स्वरूप

                    सकाळी १०.०० वा. उपस्थिती ( चहा पाणी )

                    सकाळी १०.३०० वा. सभेला सुरुवात

                    सकाळी  १०.३० वा. निविदा खुली करणे

                    सकाळी ११.०० वा. निविदा वाचन

                    दुपारी  १२.०० वा. निविदेवर चर्चा

                    दुपारी १.०० वा. समारोप

                                                                        स्वाक्षरी

                                                     कोषाध्यक्ष  / सचिव / अध्यक्ष

प्रत रवाना

१     धर्मादाय आयुक्त, ठाणे

प्रा डॉ. आदित्य अंकुश संतोषी देसाई 

दिनांक ५ एप्रिल २०२५ 

चैत्र शु ८ शके १९४७  

दुर्गाष्टमी

टिप्पणी लेखन

 

        व्यवस्थापन कौशल्य समजून घेण्यासाठी आपल्याला सर्वप्रथम आपण ज्या कार्यालयात कार्यरत आहोत त्या कार्यालयाची संपूर्ण माहिती असायला हवी.  विशेषतः कार्यालयात प्रत्येक विभागात कोणते काम चालते, त्या विभागाची व्याप्ती, मर्यादा, निर्णयक्षमता… याचा अभ्यास करावा लागतो. कार्यालयीन व्यवस्थापक कौशल्य असलेला लिपिक हा सर्व विभागाविषयी जाणकार असतो. अशाच कर्मचाऱ्यांना कार्यालयात महत्त्वाचे पद प्राप्त होते. विशेषतः त्याला कार्यालयीन कामकाजातील निर्णय निश्चित करणारे पद प्राप्त होते. 

        टिप्पणी लिहिणारा कार्यालयातील कर्मचारी हा कामकाजातील महत्त्वाचा दुवा असतो. कोणत्याही कार्यालयात येणाऱ्या विविध विषयाच्या फाईल्स आणि त्या फाइल्समध्ये असलेल्या प्रकरणांचा अभ्यास करून त्यावर घेतला जाणारा निर्णय, या संदर्भात कार्यालयाच्या प्रमुखाला मार्गदर्शन करणारा जो मुख्य लिपिक असतो, तो प्रत्येक फाईलचे अवलोकन करून त्यावर निर्णायक टिप्पणी लिहीत असतो.  आपल्या आस्थापनामध्ये असलेली फाईल पुढे कुठे जाणार आहे याची त्याला जाणीव असते आणि आपल्या आस्थापनाच्या निर्णयक्षमतेची मर्यादासुद्धा तो जाणून असतो. फाईलबद्दल नेमका कोणता निर्णय घ्यायला हवा याची सूचना तो वरिष्ठांना करतो. ती करीत असताना त्याला फाईलमध्ये नेमकी कोणती कागदपत्र आहे आणि कोणती कागदपत्र नाहीत याची नोंद करावी लागते. त्याचबरोबर त्याला फाईलमध्ये अपेक्षित असलेली कागदपत्रेसुद्धा माहीत असावी लागतात.

        टिप्पणी लेखकाने दिलेला निर्णय हा विशेषतः प्रस्ताव स्वीकारणे, नाकारणे, कागदपत्रांची पूर्तता अपेक्षित असणे, निर्णय राखून ठेवणे, सकारात्मक निर्णय देणे किंवा नकारात्मक निर्णय देणे किंवा पुनर्निर्णयासाठी फाईल परत पाठव… अशा सूचना टिप्पणी लेखक देत असतो

        टिप्पणी लेखनिकाला कार्यालयातील कक्षेचा जसा अभ्यास अपेक्षित असतो तसेच सर्व प्रकारच्या नियम, अटी यांचा अभ्यासही असावा लागतो. आपल्या कार्यासनासंदर्भात असलेल्या इतर कार्यासनाच्या कक्षेचाही अभ्यास करावा लागतो. एखादे प्रकरण जेव्हा फाईलच्या स्वरूपात त्याच्यासमोर येते तेव्हा अशा प्रकारची किती प्रकरणे प्रलंबित आहेत किंवा अशा प्रकारच्या पूर्वी आलेल्या प्रकरणांचा कोणता निर्णय घेण्यात आला होता, याची पूर्वपिठिका त्याला माहीत असावी लागते.

        फाईलमध्ये आलेले कागद हे खरे आहेत की खोटे याची सत्यता तपासण्याचे कौशल्य त्याच्यापाशी असावे लागते. वरिष्ठांना जेव्हा तो सूचना करतो, तेव्हा एका परिच्छेदात एकच मुद्दा अपेक्षित असतो, त्याचप्रकारे फाईलमध्ये असलेल्या गोपनीय अंकांचे तसेच आर्थिक संख्येचे गांभीर्य लक्षात घेऊन त्यांनी त्याचा उल्लेख टिप्पणीमध्ये करणे टाळावे लागते.

परीक्षेतील प्रश्नाचे स्वरूप 

श्री विजय शर्मा एका रुग्णालयात सफाई कर्मचारी असून त्यांना कामावर हजर असताना छोटासा अपघात झाला. त्यांना रुग्णालयाने प्रथमोपचार केले आणि विश्रांतीसाठी घरी पाठवले.  ते ज्या कंत्रातदारकडून करार तत्वावर काम करीत होते त्यांनी त्याला धमकावून कामावरून काढून टाकले आहे.  त्यांना नुकसान भरपाईसुद्धा दिलेली नाही.  या संदर्भात श्री विजय शर्मा यांनी पोलीस तक्रार केली होती.  रुग्णालय व्यवस्थापनास तक्रार केली होती.  त्यांनी असंघटित कामगार संघटणेकडे अर्ज सादर केलेला असून त्याच्या साठी कायदेशीर कामकाज सुरू करावे की करू नये या बाबत वारिष्टाना सूचना करणारी टिप्पणी मुख्य लिपिक या भूमिकेतून लिहा.   

उत्तरचे स्वरूप 

क्र १ कामगार संघटना 

दिनांक    /    /   

सादर 

१ श्री विजय शर्मा यांनी कामगार संघटनेला सादर केलेल्या पत्राचे अवलोकन करावे. 

२ श्री शर्मा यांना अपघात झाला होता, त्यांना रुग्णालयात उपचार दिले होते त्याचे 

कागदपत्र फाइलमध्ये आहेत. 

३ श्री शर्मा यांची अपघात झाला तेव्हाची रुग्णालयातील हजेरी दाखवणारे मस्टरची

झेरॉक्स प्रत फाइल मध्ये आहे. 

४ कंत्रातदारशी केलेल्या कराराची प्रत जोडलेली आहे. 

५ पोलीस तक्रार (एन सी ) प्रत जोडलेली आहे. 

६ रुग्णालयात दाखल केलेल्या तक्रारीची प्रत जोडलेली आहे. 

श्री शर्मा यांच्या अर्जाचा सकारात्मक विचार करण्यात यावा. 

लिपिक 

नाव  —----------------

दिनांक     /     /   

खातेप्रमुख 

प्रा डॉ. आदित्य अंकुश संतोषी देसाई 

दिनांक ४ एप्रिल २०२५ 

चैत्र शु ७ शके १९४७  

एकवीरादेवी पालखी सोहळा - कार्ला

इतिवृत्त लेखन

 

    कार्यालयीन कामकाजामध्ये निरनिराळ्या सभा आयोजित करण्यात येतात. काही सभा या अनौपचारिक असतात तर काही सभा या औपचारिक असतात. अनौपचारिक असलेल्या सभा काही कामानिमित्त घेतल्या जातात, परंतु औपचारिक सभेला विशिष्ट उद्दिष्ट असते. काही महत्त्वाच्या कामानिमित्त घेतलेल्या या सभांची नोंद करून ठेवणे गरजेचे असते. या सभेमध्ये काही निर्णय घेण्यात येतात, त्यावर चर्चा केली जाते, चर्चेची विस्तृत नोंद ठेवणे भविष्यासाठी आवश्यक असते. त्यामुळे अशा प्रकारच्या निर्णय, ठराव किंवा चर्चा करणाऱ्या सभेची नोंद करून घेण्याची विशिष्ट पद्धत तयार करण्यात आलेली आहे. या पद्धतीला इतिवृत्त असे म्हणतात.

    सभा संपल्यानंतर कार्यालयीन कारकून इतिवृत्ताचे लेखन करतो आणि ते इतिवृत्त योग्य की अयोग्य हे तपासण्यासाठी सर्वांसमक्ष ठेवले जाते. आवश्यक ते बदल करून ते इतिवृत्त नोंदवाईत हस्ताक्षरात लिहिले जाते. ही नोंदवही कार्यालयाचा महत्त्वाचा दस्तऐवज असतो. त्यामुळे या दस्तऐवजाला गोपनीय दर्जा प्राप्त होतो. स्वाभाविकच इतिवृत्त लिहिणे किंवा इतिवृत्त लिहिण्याचे कौशल्य असणे हे कार्यालयीन कर्मचाऱ्यांचे महत्त्वाचे कौशल्य आहे.

    जेव्हा इतिवृत्त परिपूर्ण माहितीचा साठा अपेक्षित करीत असते. तेव्हा त्या इतिवृत्तास अहवालात्मक इतिवृत्त असे म्हणतात. परंतु ठराव, सुचक, अनुमोदक अशा नेमक्या आणि कमी शब्दात जेव्हा इतिवृत्त लिहिले जाते तेव्हा त्याला वृत्तात्मक इतिवृत्त असे म्हणतात. 

इतिवृत्त लिहिणाऱ्या कार्यालयीन कर्मचाऱ्याला इतिवृत्त लिहिण्यापूर्वी सभेची नोटीस समजून घ्यावी लागते, कारण या नोटीसमध्येच आस्थापनाचे नाव, सभेची दिनांक, स्थळ, वेळ तसेच सभेमध्ये मांडण्यात येणारे ठराव, महत्त्वाच्या अधिकाऱ्यांची नावे आणि पदे ही सर्व माहिती मिळत असते.

नमूना इतिवृत्त

परीक्षेमधील प्रश्नाचे स्वरूप- 

सोसायटीच्या आवारामध्ये लहान मुलासाठी असलेल्या बगीचाचे सुशोभीकरण करण्याबाबत घेण्यात आलेल्या सभेचे इतिवृत्त तयार करा

उत्तरचे स्वरूप

अ ब क सोसायटीच्या दिनांक /  /    रोजीच्या विशेष सभेचे इतिवृत्त  

अ ब क सोसायटीच्या पदाधिकाऱ्यांची विशेष सभा गुरुवार दिनांक  /  /    रोजी सोसायटीच्या कार्यालयात सायंकाळी ठीक ६.०० वाजता आयोजित करण्यात आलेली होती 

अध्यक्षांच्या परवानगीने सभेला सायंकाळी ठीक ६.३०  वाजता सुरुवात करण्यात आली

सभेसमोर असलेल्या ठरावावर चर्चा करण्यात आली. 

१.     विषय  - लहान मुलांसाठी असलेल्या बगीचाचे सुशोभीकरण करण्याबाबत

ठराव  - 

सांस्कृतिक विभागाच्या माध्यमातून जमा झालेल्या रकमेतून लहान मुलांच्या साठी असलेल्या बगीचे सुशोभीकरण करण्यात यावे. 

सूचक          श्री….

अनुमोदक  श्री …….

ठराव  - 

सुशोभीकरण करण्यासाठी निविदा मागवण्यात याव्यात त्यासाठी वृत्तपत्रात जाहिरात द्यावी तसेच सोसायटीच्या व्हाट्सअप ग्रुप वर निविदा संदर्भात संदेश पारित करावा 

सूचक          श्री….

अनुमोदक  श्री …….

सभेसमोर पुढील कोणताही विषय चर्चेला नसल्यामुळे संस्थेच्या सचिवांनी उपस्थितांचे आभार मानले आणि अध्यक्षाच्या परवानगीने सभा असंपल्याचे घोषित केले

स्वाक्षरी                         स्वाक्षरी                     स्वाक्षरी

सचिव     कोषाध्यक्ष अध्यक्ष

प्रा डॉ. आदित्य अंकुश संतोषी देसाई 

दिनांक ३ एप्रिल २०२५ 

चैत्र शु ६ शके १९४७  

छत्रपती शिवाजी महाराज पुण्यतिथी

(तारखेप्रमाणे )

जाहीर निवेदन

कार्यालयीन कामकाजाचा एक महत्त्वाचा भाग म्हणून जाहीर निवेदन आणि माहितीपत्र या पत्रव्यवहाराला आपल्याला समजून घ्यावे लागते.  कार्यालयाकडून एखाद्या कामाबद्दल अथवा घटनेबद्दल माहिती, संदर्भ, निर्णय, निकाल मागवले जातात किंवा लोकांकरीता घोषित केले जातात, अशावेळी जाहीर निवेदन या स्वरूपाचे पत्र तयार करावे लागते.  एखादा प्रशासकीय उपक्रम करण्याकरिता कार्यालयातील कर्मचाऱ्यांकडून किंवा कार्यालयासंबंधी लोकांकडून त्या उपक्रमाविषयी माहिती मागविली जाते किंवा निविदा काढल्या जातात. अशावेळी जाहीर निवेदन हा पत्रव्यवहार उपयोगाला येतो.  जेव्हा कार्यालयाकडून लोकांकरता किंवा कार्यालयाच्या आस्थापनाच्या संबंधित सर्व व्यवस्थेला माहिती प्रसारित करणे अपेक्षित असते, तेव्हा माहितीपत्र तयार केले जाते. कार्यालयातील एखाद्या कर्मचार्‍याने गैरव्यवहार केलेला असून त्याला कामावरून काढून टाकलेले आहे. अशा स्थितीत त्याच्याशी कार्यालयासंबंधी कोणताही व्यवहार लोकांनी करू नये - याविषयी जाहीर निवेदन काढले जाते, तसेच कार्यालयाचे कंपनीचे किंवा आस्थापनाचे प्रतीक चिन्ह अथवा शीर्षक बदलले असेल तर त्या संदर्भातही जाहीर निवेदन तयार केले जातात.

महत्वाचे मुद्दे 

• शीर्षक -  जाहीर निवेदन 

• मसुदा - थोडक्यात, नेमक्या वाक्यरचनेत असावा 

• कायदेशीर सल्ला घेऊन लेखन करणे 

• अपेक्षित संदर्भ माहिती सुस्पष्ठ लेखनात हवी 

• स्वाक्षरी - डिजिटल / प्रत्यक्ष असावी 

 

जाहीर निवेदनाचे स्वरूप पुढीलप्रमाणे असते.

परीक्षेमधील प्रश्नाचे स्वरूप- 

ठाणे परिसरातील शाळेच्या १०० मीटरच्या आवारात तंबाखूजन्य वस्तूंचा व्यापार, साठा, वितरण, विक्री आणि वापरावर बंदी घालण्याची सूचना देणारे ठाणे महानगर पालिकेच्या संबंधित अस्थापनाने तयार केलेले जाहीर निवेदन तयार करा. 

उत्तराचे स्वरूप -

लेटर हेड

जावक क्रमांक                                                                   जावक दिनांक 

ठाणे महानगरपालिका, ठाणे 

आरोग्य विभाग  

जाहीर निवेदन 

ठाणे महानगरपालिकेच्या हद्दीतील सर्व प्रकारच्या शाळा कनिष्ठ महाविद्यालय आणि महाविद्यालय यांच्या १०० मीटर परिसरातील सर्व दुकानदार आणि व्यापारी यांना सूचित करण्यात येत आहे की दिनांक १ मार्च २०२५  पासून उपरोक्त परिसरातील हद्दीमध्ये तंबाखूजन्य पदार्थ विषयक विक्री करणे, साठा करणे, , वितरण व्यवस्थापन करणे एकूणच यासंबंधीच्या व्यापारावर बंदी घालण्यात आलेली आहे.  या नियमाचे पालन न करणाऱ्या व्यक्तीवर, व्यापाऱ्यावर किंवा व्यवस्थापनावर कायदेशीर कारवाई करण्यात येईल याची नोंद घ्यावी. 

 

स्वाक्षरी

आरोग्य अधिकारी

    ठाणे महानगरपालिका, ठाणे

प्रा डॉ. आदित्य अंकुश संतोषी देसाई 

दिनांक १ एप्रिल २०२५ 

चैत्र शु ४ शके १९४७  

विनायक चतुर्थी

(अंगारक योग)